독자를 돕습니다-피라미드 모양으로 생각을 구성하십시오

이 문서를 준비 할 때, 많은 사람들은 미래의 내용을 나타내지 만 구체적인 계획은 없습니다. 그들은 구조가 저절로 나타날 것으로 기대하면서 글을 쓰기 시작했습니다. 결과는 독자가 이해해야 할 불규칙한 이야기입니다.

이유는 순서를 선호합니다. 그는 임의의 데이터를 특정 순서로 정렬합니다.

예. 고대 그리스인들은 별 무리에서 무차별 한 점이 아닌 동물의 모습을 보았습니다.

독서는 사람이 피라미드 형태로 정보를 자동으로 배열하려고 시도하며, 그 기초는 결론을 확인하는 칭의와 주장입니다. 이 형식에서 독자는 정보를 "소화"하기가 더 쉽습니다.

예. “좌석은 차가웠다. 나는 거의 싸움에 들어갔다. 이탈리아는졌다. 정말 끔찍한 축구 경기였습니다.” 핵심 아이디어가 마지막에만 표시되기 때문에 이러한 "이야기"는 매우 잘 구성되어 있지 않습니다.

피라미드의 구조에 따라 일반화가 먼저 소개 된 다음 논증이 주어진다. 위의 이야기는 다르게 구성하면 이해하기 쉽습니다.

예. "정말 끔찍한 축구 경기였습니다. 콜드 시트, 나는 거의 싸웠고 이탈리아는졌습니다."

비슷한 아이디어를 그룹화 한 다음 각 그룹을 한 문장으로 표현

피라미드를 만들 때는 상향식 접근법을 사용하십시오. 먼저 모든 결론을 나열하고 동일한 결론을 이끌어내는 주제를 그룹화하십시오. 그런 다음 각 그룹을 한 문장으로 표현하십시오. 이러한 각 일반화는 피라미드의 최상위입니다.

나머지 그룹에 대해서도 절차를 반복하십시오. 결과적으로 전체 문서의 주요 아이디어가 한 문장으로 표현됩니다. 피라미드가 준비되었습니다.

예. "고객 기반이 성장하고 있습니다", "각 고객이 더 많이 구매"및 "가격을 올렸습니다"라는 문구는 "우리의 매출이 증가하고 있습니다"라는 한 문장으로 표현할 수 있습니다. 그런 다음이 일반화를 다른 고정 그룹과 그룹화 할 수 있습니다 (예 : "고정 비용 감소"및 "가변 비용 감소").이 새로운 그룹을 다음과 같은 일반적인 문장으로 표현할 수 있습니다.

그룹화 및 요약은 간단하지만 기본 규칙을 준수해야합니다.

1. 피라미드로 표현 된 생각은 그룹화 된 논문에 대한 간단한 설명이어야합니다. "오스트리아 시장에 진출하는 데는 세 가지 이유가 있습니다"와 같은 의미없는 일반화를 사용하지 마십시오. 저자가 독자에게 세 가지 이유를 일반화하려고하지 않았기 때문에 이것은 추가적인 낙서이다.
2. 모든 그룹의 초록은 논리적으로 유사해야하며 동일한 추상화 수준이어야합니다. 즉, 그룹은 "사과", "과일"및 "테이블"로 구성 될 수 없습니다. 사과와 테이블은 논리적으로 비슷하지 않으며 "과일"은 피라미드의 높은 수준을 나타내는 추상적 인 용어입니다.

근거 : 추론을 사용하여 데이터 체인에서 결론 도출

피라미드의 일반화는 독자의 질문을 제기해야하며, 이에 대한 답변은 나중에 제공됩니다. 답은 추론의 방법으로 공식화됩니다.

추론은 가정에서 결론을 도출하는 추론 과정입니다.

예. "모든 사람들은 필멸의 존재"와 "Goliath는 사람이다"라는 가정에서 결론은 "Goliath는 필멸의 존재"입니다. 그런 다음 연역적 추론의 전체 과정을 요약 할 수 있습니다. "Goliath는 사람, 그는 필사자입니다."

권장 사항은 역 공제 순서를 사용하십시오.

예. “우리는 읽을 수있는 후보자를 고용해야합니다. 후보 A는 읽을 수 있습니다. 따라서 후보 A를 고용해야합니다. " 따라서 가정 가정 결론 순서는 주요 정보를 끝까지 숨 깁니다.권장 사항은 일반적으로 반대 순서의 이점을 얻습니다. "우리는 읽을 수 있지만 읽을 수있는 사람이 필요하기 때문에 후보 A를 고용해야합니다."

연역적 추론이 간단하고 자연스러운 과정이라는 사실에도 불구하고, 가정을 확인하기 위해 여러 수준의 정당화가 필요한 복잡한 논증에 사용해서는 안됩니다.

추론을 통해 복잡한 문서의 결론을 정당화하려고 시도하는 경우 첫 번째 가정은 독자가 두 번째 가정에 접근하기 위해 통과해야하는 여러 가지 수준의 정당성을 가질 가능성이 높습니다. 이 논리는 따르기가 매우 어렵습니다.

정당성 : 유도를 통해 유사한 논문 그룹에서 결론을 도출

피라미드의 일반화를 공제로 확인할 수 없다면보다 창의적인 형태의 추론 인덕션을 사용하십시오. 인덕션 (induction)은 비슷한 의미에서 일련의 아이디어로부터 결론을 도출합니다.

예. “아인슈타인은 천재였다”는 결론은“상대성 이론을 연구했다”,“연구 된 중력”,“우주 론적 상수 연구”와 같은 일반화에 의해 확인되었다.

귀납적으로, 논거의 논리적 순서는 추론만큼 명확하지 않습니다. 독자에게 아이디어를 직관적으로 만들려면 순서는 그룹화를 기준으로 결정해야합니다. 회사 부서와 같이 전체 부분을 그룹화 한 경우 조직의 구조와 유사한 구조를 기반으로 배열하십시오.

MECE 원칙을 사용하십시오 (상호 배타적이며 포괄적 인 조항의 원칙). 즉, 회사의 부서는 여러 부서의 기능을 복제하지 않지만 동시에 결합 된 부분은 아무런 손실없이 조직을 설명합니다.

그룹화가 권장 사항으로 구성된 경우 첫 번째부터 시작하여 시간순으로 정렬하십시오.

예. "새로운 비서 채용"을 요약하면 다음과 같이 그룹화됩니다. "휴가 장소를 정하고, 인터뷰 후보자를 초대하고, 채용 결정을 내립니다."

특정 공통 특성을 기준으로 요소를 분류 한 경우 각 요소의 특성 수준에 따라 요소를 정렬하십시오.

권장 사항을 공식화하려면 체계적인 관점에서 문제에 접근하고 논리 트리를 사용하여 시각화하십시오.

비즈니스 문서는 종종 문제 해결을위한 권장 사항을 제공합니다. 간단한 문제점 해결 프로세스를 사용하여 권장 사항을 작성하십시오.

1. 명확하고 측정 가능한 용어로 문제를 식별하십시오.

예. “공장은 매일 3 시간의 노동 시간을 잃습니다. 어떻게 피할 수 있습니까?”

2. 문제가 무엇인지 정확히 찾으십시오.

예. "문제는 사람이나 원자재가 아니라 장비에 있습니다. 매일 문제가 발생합니다."

3. 더 깊이 파고 들어 문제가 존재하는 이유를 찾으십시오.

예. "승무원이 제대로 훈련되지 않았습니다." 이를 통해 문제점을 해결하기위한 조치를 식별 할 수 있습니다. 예를 들어,“책임 교사 지정 또는 외부 교사 초대”

문제를 해결하기 위해 논리 트리를 사용하여 시각화 할 수 있습니다. 논리 트리는 왼쪽에서 오른쪽으로 분기되는 간단한 연결 다이어그램입니다.

예. 이익 트리 : "이익"이라는 단어는 나무 줄기를 형성하며 "판매"와 "비용"의 두 가지로 나뉩니다. "비용"이 "일정한"및 "변수"로 분기 됨 기타

결국, 나무는 매우 상세하여 문제와 그 원인이 명백해질 것입니다. 이 예에서는 특정 재료의 비용 상승으로 인해 이익이 감소 함을 이해할 수 있습니다.

달성 할 수있는 결과를 기반으로 한 구조 권장 사항

독자의 문제에 대한 해결책을 찾았습니다. 이제 행동을 취하도록 설득해야합니다. 가능한 한 설득력있게 추천하십시오.

권장 사항을 제시하면 원하는 결과를 달성하기위한 조치를 제안합니다.달성하려는 결과에 따라 조치를 그룹화하고 나중에 달성했는지 여부를 이해할 수 있도록 설명하십시오.

예. 독자는 수익을 늘리고 싶어합니다.

잘못 구성된 권장 사항은 다음과 같습니다.

1. 연구 지표 :

• 식물 생산성;
• 고객 만족.

2. 훈련을 더 자주 실시하십시오.

• 공장 직원;
• 영업 직원.

이러한 구조에는 두 가지 주요 문제점이 있습니다. 첫째, 그룹화 된 조치는 외부와 유사하지만 서로 다른 결과를 달성하는 것이 목표입니다. 둘째, 원하는 결과가 달성되었는지를 후속 적으로 판단하기 위해 세부적인 결과가 필요하다.

따라서 다음 구조가 더 명확하고 확실합니다.

1. 다음 분기 매출 5 % 증가 :

• 고객 만족도 조사;
• 영업팀을 더 자주 가르치십시오.

2. 다음 분기에 생산 비용 2 % 감소 :

• 연구 공장 생산성;
• 공장 직원에게 더 자주 가르칩니다.

원하는 결과에 따라 작업이 그룹화됩니다. 결과적으로 목표가 실제로 달성되었는지 쉽게 판단 할 수 있습니다.

처음 30 초 동안 읽은 문서의 요점을 독자에게 알리려면 소개를 사용하십시오.

각 문서는 독자의 관심을 불러 일으키고 문제 해결을위한 단계를 설정하기위한 간단한 소개로 시작해야합니다.

독자의 관심을 불러 일으키고 문서에 초점을 맞추는 가장 쉬운 방법은 소개를 스토리 형식으로 제시하는 것입니다. 상황 (현재 상황)에 대한 설명으로 시작하고 문제를 식별 한 다음 마지막으로 해결책을 제안하십시오.

예. 상황- "ArgonEx는 오스트리아의 새로운 광산에 대한 투자를 고려하고 있습니다." 문제 :“ArgonEx는 새로운 시장에 진입하기가 어렵습니다.” 독자가 귀하의 진술에 쉽게 동의하기 위해서는 상황과 복잡성이 모두에게 친숙해야합니다.

이 문제로 인해 "무엇을해야합니까?"와 같은 독자의 질문이 발생합니다. 문서의 본문에는이 질문에 대한 자세한 답변이 포함되어 있지만 처음 30 초 동안 귀하의 의견에 대한 일반적인 아이디어를 개발해야합니다.

소개에서 가장 중요한 논거뿐만 아니라 요점을 밝힐 것입니다.

예. “(하이라이트) ArgonEx는 기존 시장 참가자를 구매함으로써 오스트리아 시장에 진출 할 수 있습니다. (1) 외국 기업에 채굴 허가가 거의 발행되지 않고, (2) 현지 채굴 회사가 싸게 판매되며 (3) 유사한 상황에서 경쟁 업체가 큰 손실을 입었 기 때문 스스로 행동하려고합니다. "

머리글과 서식을 사용하여 피라미드의 구조를 보여줍니다.

피라미드의 구조를 통해 독자를 안내하려면 먼저 그것을 설명하십시오. 가장 많이 사용되는 방법은 아이디어의 수준과 그룹을 나타내는 제목입니다. 피라미드의 레벨을 강조하기 위해 들여 쓰기를 사용하십시오. 십진수도 종종 추가됩니다 (1, 1.1, 1.1.1). 예:

문서명

여기에 서론을 작성하고 주요 논제와 섹션의 주요 아이디어를 나타냅니다.

1. 첫 번째 섹션

제목과 요점 그룹을 항상 상상하십시오.

1.1. 첫 번째 하위 섹션

이 하위 섹션의 아이디어는 다음 번호가 지정된 단락으로 뒷받침됩니다.

1.1.1. 첫 번째 하위 섹션의 아이디어를 확인합니다.

1.1.2. 첫 번째 하위 섹션의 아이디어를 확인합니다.

1.2. 두 번째 하위 섹션

2. 두 번째 섹션

2.1. 첫 번째 하위 섹션

2.2. 두 번째 하위 섹션

독자는 원칙적으로 제목을 유창하게 읽으므로 주요 아이디어를 투자 할 필요가 없습니다. 섹션의 본질을 표현하면서 짧게 유지하십시오. 제목을 사용하는 것이 너무 형식적인 것 같으면 본문에서 요점, 논점 등을 강조하십시오.

매우 짧은 메시지에서 들여 쓰기는 간단한 구조를 전달하는 가장 적절한 방법입니다. 예:

월요일에 전화하려면 일본에 대한 다음 데이터가 필요합니다.

• 판매량
• 경비
• 시장 경향

독자가 스레드를 잃지 않도록 인수 그룹 사이에 명확한 전환을 사용하십시오.

독자가 피라미드와 보조를 맞추지 않으면 피라미드의 가장 논리적 구조조차도 쓸모가 없습니다. 섹션과 하위 섹션 사이를 이동할 때 독자는 전환이 언제 발생하는지 알아야합니다. 한 가지 방법은 새 섹션의 시작 부분에서 이전 섹션의 주요 결론을 나타내는 것입니다.

예. 마지막 장에“ArgonEx의 재고가 너무 많습니다”라는 일반화가 있다면 다음과 같이 물류에 대한 다음 장을 시작할 수 있습니다.“너무 많은 재고 외에도 ArgonEx의 물류 프로세스는 비효율적입니다.” 독자는 당신이 피라미드의 새로운 하위 세그먼트로 전환했다는 것을 이해할 것입니다.

장이 특히 길고 복잡한 경우 계속 진행하기 전에 주요 요점을 간략하게 요약하여 작성하십시오.

문서가 권장 사항으로 구성되어 있으면 간단하고 실행 가능한 섹션 "추가 작업"으로 결론을 내릴 수 있습니다.

가장 중요한 것

글을 쓰기 전에 생각을 철저히 구성하십시오.

효과적으로 아이디어를 구성하는 방법

• 독자를 도와 피라미드의 형태로 생각을 쌓으십시오.
• 비슷한 아이디어를 그룹화 한 다음 각 그룹을 한 문장으로 표현하십시오.
• 정당성 : 추론 방법을 사용하여 데이터 체인에서 결론을 도출합니다.
• 정당성 : 유도를 통해 유사한 논문 그룹에서 결론을 도출합니다.

유용한 추천을하는 방법

• 체계적인 관점에서 문제에 접근하고 논리 트리의 도움으로 문제를 시각화하십시오.
• 달성 할 수있는 결과에 따라 권장 사항을 구성하십시오.

원하는 구조를 단어로 표현하는 방법

• 처음 30 초 동안 읽은 요점에 대해 독자에게 알리려면 소개를 사용하십시오.
• 머리글과 서식을 사용하여 피라미드의 구조를 보여줍니다.
• 독자가 스레드를 잃지 않도록 인수 그룹간에 명확한 전환을 사용하십시오.