성질을 잃지 않고 물건을 정리하는 법
GTD (Geting Things Done) 방법은 결과를 숙고하고 "다음 단계"를 정의합니다. GTD의 주요 아이디어는 목표를 명확하게 정의 한 다음이 목표를 달성하기위한 모든 단계를 돕습니다. 이 방법은 직장에서 프레젠테이션을 구성하고 크리스마스 구매를 계획하는 데 적합합니다.
각 과제는 작기 때문에 신속하게 해결할 수 있으며 시간이나 동기 부여가 당신을 막을 수 없습니다. 이 접근법은 인생의 모든 목표를 달성하고 스트레스를 피하는 데 도움이됩니다.
GTD 방법을 사용하여 프로젝트를 구성 할 때 발생하는 상황과 위치에 관계없이 항상 즉시 작업을 시작할 수 있습니다. GTD를 사용하면 다음 단계를 쉽게 수행 할 수 있습니다.
이 책에는 효과적으로 일하고 냉정한 마음을 유지하는 데 사용할 수있는 몇 가지 간단한 도구가 있습니다. GTD의 기본 원칙을 구현하기 위해 어떤 태도를 개발해야하는지에 대한 권장 사항을 제공합니다.
당신의 두뇌는 저장 장치가 아닌 사고의 도구입니다
당신의 일에서 성공한다는 것은 훌륭한 조직자가되는 것을 의미합니다. 이는 수십 개의 작업과 프로젝트를 동시에 저글링하는 것이 일상적인 현실 인 지식 근로자에게 특히 중요합니다. 우리의 개인적인 삶과 직업적인 삶의 경계가 흐려질 때 어려움이 생깁니다. 우리의 두뇌가 해결되지 않은 문제를 정리하려고 노력하고 있기 때문에 나중에 처리하기를 원하더라도 가장 부적절한 순간에 그 문제를 상기시켜주기 때문입니다.
삶에 관한 모든 복잡한 정보를 통제하기 위해 우리 중 많은 사람들이 뇌를 책상 서랍이나 노트북처럼 취급합니다. 우리는 뇌를 남용하여 모든 종류의 정보를 저장하도록 강요합니다. 미완성 된 과제, 다가오는 회의 및 기타 약속에 대한 정보로 머리를 막 으면서, 우리의 두뇌가 생각하는 능력을 무모하게 낭비하고 있기 때문에 실제 작업에 집중하기가 어렵습니다.
가능한 한 효율적으로 작업하려면 특정 시점에 수행하는 작업과 관련이없는 모든 것에서 마음을 자유롭게해야합니다. 당신의 마음의 능력의 100 %를 사용하여 과제에 집중하십시오.
명확하게 생각하고 싶다면 마음을 넘어 신뢰할 수있는 "재료 수집 용 바구니"가 필요합니다.
우리의 뇌에는 하나의 성가신 속성이 있습니다. 그것은 우리가 돌봐야 할 것을 잊을 수 없습니다. 우리는 새로운 정보로 끊임없이“폭격”을 당하며, 이는 또한 우리의 마음 속에 자리를 차지합니다. 우리가 잊어 버린 모든 새로운 아이디어, 모든 기억 및 모든 문제는 우리를 주요 사업에서 혼란스럽게 만듭니다.
소위 "자료 수집을위한 바구니"를 사용하십시오. 외부의 정보 나 아이디어를 넣을 수있는 장소입니다. 시간이있을 때 나중에 정보를 찾을 수있는 위치를 정확히 알게됩니다. 이를 통해 편지를 쓰거나 동료와 이야기하거나 잔디를 깎는 데 전적으로 집중할 수 있습니다.
“재료 수집 용 바구니”는 메모장, 컴퓨터 / 전화 목록 또는 물건과 문서를 넣을 수있는 상자 일 수 있습니다. 자료 수집을위한 바구니 (또는 바구니)는 근처에 있어야합니다. 따라서 마음 속에 축적 된 정보를 쉽게 추출 할 수 있습니다.
휴지통을 꺼내십시오-매주 모든 외부 "바구니"를 비우십시오.
시스템이 원활하게 작동하려면이를 지원해야합니다. 일주일에 한 번 바구니를 검토하고 비우는 습관을 기르십시오. “재료 수집 용 바구니”시스템은 중요한 정보를 잃어 버리거나 잊어 버리지 않을 것이라는 확신을 가지고 안심할 수 있기 때문에 작동합니다.
시스템이 업데이트되지 않으면 신뢰할 수없는 상태가되고 뇌는 경고를 받고이를 신뢰하지 않습니다. 이런 일이 발생하자마자 잠재 의식적인 마음은 해결되지 않은 문제와 미완성 된 과제에 의해 다시 산만 해지기 시작합니다. 다음과 같은 규칙에 따라 모든 작업을 신중하게 고려하고 작업을 순서대로 수행해야합니다.
- 중요하지 않은 작업을 목록에서 제외하십시오.
- 문제를 매우 빠르게 (2 분 이내에) 해결할 수있는 경우 즉시 수행하십시오.
- 중요한 정보는 안전한 곳에 보관하십시오. 회의, 프로젝트 또는 특정 작업 인 경우 적절한 목록으로 전송하십시오.
- 안정적인“바스켓 청소”는 신뢰할 수있는 성능을 보장하고 스트레스를 피할 수있는 유일한 방법입니다.
"바구니"를 비우고 재료를 목록별로 정렬
"바구니"의 재료가 어떻게 달라도 별도의 "상자"또는 목록으로 분류하고 분류 할 필요가 없습니다.
대부분의 할 일 목록은 작업, 생각 및 정보의 "비주얼"로 바뀌기 때문에 작동하지 않습니다. 이 목록에는 구체적이고 실행 가능한 작업 만 포함되어야하지만 모든 것을 무차별 적으로 작성하므로 개별 실행 가능한 작업을 쉽게 볼 수 없습니다.
바구니에 물건을 정리하는 방법?
- 중요하지 않은 모든 것을 삭제하고 작은 작업을 해결하며 일정에 회의 또는 마감일을 추가하십시오.
- 이 작업이 복잡한 경우 (즉, 몇 가지 특정 작업을 구현해야 함) 명확한 목적으로 프로젝트에 포함하십시오.
- 다른 모든 작업은 다음 작업 목록에 포함되어야합니다.
프로젝트 목록은 진행중인 모든 프로젝트의 개요를 제공합니다.
프로젝트는 모든 생산성 향상 시스템의 핵심 구성 요소입니다. 프로젝트는 다단계 작업이 필요한 원하는 결과입니다. 프로젝트가 구성해야 할 작업을 결정하려면 원하는 결과를 상상하고 원하는 결과를 한 문장으로 설명하십시오. 결과에 대해 생각하면 프로젝트 목표 달성에 더 가까이 다가 갈 특정 작업을 공식화하는 데 도움이됩니다.
이 목록에는 가까운 시일 내에 완료해야 할 모든 프로젝트가 포함되어 있습니다. 이를 통해 진행중인 모든 프로젝트를 추적 및 제어하고 생산성을 높이며 휴식을 취할 수 있습니다.
매주 목록을 업데이트하여 각 프로젝트가 단계별로 예약되어 있는지 확인하십시오. 프로젝트를 구성하는 모든 조치는 "다음 조치"목록에 속합니다. 모든 목표를 달성 할 수있는 특정 작업입니다.
일일해야 할 일 목록을 일정 및 다음 작업 목록으로 바꿉니다.
현재 업무의 일일 목록은 비효율적입니다. 시간을 왜곡하고, 오도하며, 하루 동안 위의 모든 일을 할 시간이 있다고 믿게 만듭니다. 이러한 비현실적인 계획은 실망, 시간 상실 및 사전에하고있는 일에 실패 할 운명을 초래합니다.
훨씬 효과적인 방법은 달력 및 다음 작업 목록으로 작업하는 것입니다. 달력은 약속을 기록하는 한 가지 목적 만 제공합니다. 특정 요일 또는 시간과 관련된 모든 것 (회의 또는 의사 방문)은 달력에 기록해야합니다.
다음 작업 목록에 다른 모든 작업 또는 특정 단계를 넣습니다. 가장 관련성이 높은 작업과 해결할 시간이 있는지 여부를 신속하게 결정할 수 있습니다.
어디에 있든지 항상“다음 조치”목록이 있어야합니다. 이를 통해 해결해야 할 작업을 선택할 수 있습니다.
잘 계획되고 사전 선택된 작업이 있다면 어떤 작업을 수행해야하는지 결정하기가 어렵지 않습니다.공항에 있고 비행기가 한 시간 지연된다고 상상해보십시오. 이 상황에서 스스로에게 물어보십시오.
- 지금 어떤 작업을 선택해야합니까?
- 할당 된 시간에 어떤 작업을 완료 할 수 있습니까?
- 주어진 시간에 어떤 일을 위해 충분한 에너지가 있습니까?
- 어떤 작업이 최우선 순위입니까?
너무 많은 작업을 계획 한 경우 여러 목록과 리포지토리에 배포하는 것이 좋습니다. 예를 들어, 한 목록은 스마트 폰에 저장하고 다른 목록은 컴퓨터에 저장할 수 있습니다. 이러한 방식으로 작업을 정렬하면 책상이나 회의 중 또는 공항에서 기다리는 동안 수행 할 수있는 작업을 알 수 있습니다.
대기자 명단은 다른 사람들과 함께 일할 때 도움이 될 것입니다.
모든 현재 프로젝트가 프로젝트 목록에 나열되어야합니다. “다음 작업”목록을 사용하면 작업을 일관되게 수행 할 수 있으며 각 작업을 통해 프로젝트를보다 가깝게 완성 할 수 있습니다.
대부분의 경우 각 프로젝트의 개별 부분을 담당하는 다른 사람들에게 의존해야합니다. 그러나 이것이 프로젝트 진행 상황에 대한 통제권을 포기해야한다는 의미는 아닙니다.
다른 사람의 작업에 의존 할 때마다 프레젠테이션 작업을 계속할 누군가의 보고서를 기다리는 경우 "보류 중"목록을 유지하는 것이 좋습니다. 따라서 다른 사람들이 제공해야 할 모든 내용과 마감일을 확인할 수 있습니다.
매주이 목록을 업데이트하면 누가 그리고 어떻게 일을하는지 알 수 있습니다. 이 사람에게 의무를 상기시키는 새로운 특정 임무가 있습니다.
이 작업으로 2 분 이상 걸리지 않으면 즉시 수행하십시오. 그렇지 않은 경우 "다음 작업"목록 또는보다 구체적인 목록 중 하나에 추가하고 친숙한 방식으로 보고서를 기다리는 사람에게 알리십시오.
캘린더 또는 파일 캐비닛에 특정 날짜에 대한 정보 저장
미리 많은 것을 계획 할 수 있지만“바구니”의 자료를 특정 작업이나 회의로 만들기 전에 특정 정보를 기다려야 할 때가 있습니다.
예. 흥미로운 전시회를 계획하고 있다면, 조금 기다려보고 참가자들이 참석하기에 적합한 지 결정하기 전에 참가자들을 만나고 싶을 수도 있습니다. 그러한 정보가 사전에 제공되지 않으면 결정을 연기하는 것이 가장 좋습니다.
선택의 여지가없고 마지막 순간에 모든 것을 계획해야하는 경우 다음 전략이 유용합니다.
- 달력에서 특정 날짜에 대한 알림을 설정하십시오.
- 적절한 정보를 적시에 액세스하는 데 도움이되는 파일을 보관하십시오.
파일 캐비닛은 매우 정확하고 논리적 인 시스템입니다. 이 파일은 43 개의 파일로 구성되어 있습니다. 한 달에 31 개, 한 달에 12 개입니다. 매일 문서, 미리 알림 또는 자료를 자신에게 "보낸"내용을 확인할 수 있습니다.
시스템이 작동하려면 매일 시스템을 사용하고 업데이트해야하며 이는 가장 어렵습니다.
향후 관련성이있을 수있는 아이디어를 원하면 어쩌면 / 아마도 목록에 추가하십시오.
이 목록에는 "다음 작업"또는 "프로젝트"목록에 없지만 모든 것을 방해해서는 안되는 모든 것이 포함됩니다. Once / Possibly 목록에는 아직 특정 아이디어 나 작업으로 변환하지 않은 모든 자료가 포함되어 있습니다. 그 이점을 과소 평가하지 마십시오. 향후 매우 중요 할 수있는 프로젝트 아이디어를 추적 할 수 있습니다. 이 목록의 아이디어는 그룹으로 나눌 수 있습니다. 예를 들면 다음과 같습니다.
- "내가하고 싶은 여행";
- "내가 시도하고 싶은 와인";
- "내가 듣고 싶은 음악."
"다음 단계"와 같이 "한 번 / 아마도"목록을 통해 필요한 정보를 적시에 찾을 수 있습니다. 목록은 자신의 메모리보다 더 안정적입니다.
효과적으로 사용하려면 Once / Possibly 목록을 정기적으로 검토하고 업데이트해야합니다.
체계적인 작업장 및 시스템의 주간 수정으로 생산성 향상
직장에서 모든 자료 목록에 액세스 할 수 있어야합니다. 어디서나 정보에 액세스 할 수있는 기능적인 모바일 시스템 인 "제어 부스"를 만듭니다. 공항이나 눈보라에 갇혀 있어도 생산성을 유지할 수있는 목록 및 파일 시스템을 만드는 것이 매우 중요합니다.
GTD 기술을 사용하면 현재 프로젝트를 모두 진정시키고 통제 할 수 있습니다. 진행 상황을 모니터링하고 앞으로 나아가고 있는지 확인하십시오.
생산성 시스템은 항상 관련성과 완전성을 유지해야합니다. 당신의 마음은 긴장을 풀고 당신이 당신의 시스템을 신뢰하는 경우에만 그 일에 전적으로 집중할 수 있습니다.
매주 모든 목록을 검토하면 시스템이 계속 작동하는지 확인할 수 있습니다. 각 현재 프로젝트는 최신의 쉽게 액세스 할 수있는 목록에서 하나 이상의 "다음 작업"과 연결됩니다. 당신은 일어나는 모든 일에 대한 일반적인 생각을 갖게 될 것입니다. 수정은 "나무"를 보지 않고 "숲"을 볼 수 있도록 도와줍니다.
주간 검토에 소요되는 시간은 안전하다고 느끼고 시스템에 대한 신뢰를 구축하는 데 필요한 시간에 따라 다릅니다.
금요일 밤과 같은 주간 검토를 계획하십시오. 이를 통해 업무를 마치고 주말에 명확한 머리와 통제력으로 떠날 수 있습니다.
자연 계획은 프로젝트의 목표와 다음 단계를 명확하게합니다.
프로젝트 개발은 다소 부자연스럽고 비논리적 인 과정입니다. 아직 명확한 목표를 상상하지 않고 모든 단계를 미리 생각하고 계획해야합니다. 일상 활동을 반영하는 자연스러운 계획 방법을 사용하십시오.
일상적인 행동의 예 : 배가 고파서 모호한 목표 (“무엇을 먹어야합니까”)를 구성한 다음이를 지정하십시오 (“나는 피자를 원합니다”). 이 시점에서이 목표를 달성하는 방법에 대한 몇 가지 아이디어가 머리 속에 나타납니다 (“피자를 구워 먹거나 주문하거나 식당에 갈 수 있습니다”). 길을 따라 가야 할 모든 단계는 자명합니다.
이러한 사고 방식을 실제 프로젝트에 적용하십시오 : 가장 구체적인 목적 정의로 시작하십시오. 이후의 모든 행동은 이것에 달려 있기 때문에 목표를 설정하는 데 시간을 소비하는 것은 결코 아프지 않습니다. 목표가 분명하면, 당신의 마음은 자동으로 브레인 스토밍을 시작합니다. 따라서 목표를 달성하는 데 필요한 아이디어를 얻을 수 있습니다. 좋은 전략은 외부에서 브레인 스토밍을 시작하는 것입니다. 예를 들어, 종이에 아이디어를 적고 저장하십시오.
모든 아이디어를 수집 한 후에는 아이디어를 구성 및 그룹화 한 다음 프로젝트를 완료하는 데 필요한 특정 조치를 결정해야합니다.
자연 계획은 프로젝트 작업을 명확하게 설명하고 흥미롭고 빠르고 직관적으로 만듭니다.
가장 중요한 것
효율적이고 명확한 머리로 작업하는 방법?
- 당신의 두뇌는 저장 장치가 아닌 사고 도구입니다. 명확하게 생각하고 싶다면 마음 밖에서 신뢰할 수있는“재료 수집 용 바구니”가 필요합니다.
- 휴지통을 꺼내십시오-매주 모든 외부 "바구니"를 비우십시오.
- "바구니"를 정렬 할 때 주제별 목록에 따라 재료를 정렬하십시오.
GTD 방법을 구성하는 간단한 도구
- “프로젝트”목록은 진행중인 모든 프로젝트의 개요를 제공합니다.
- 매일 할일 목록 대신 일정 관리 및 다음 작업 목록을 사용하십시오.
- 대기자 명단은 다른 사람들과 함께 일할 때 매우 유용합니다.
- 특정 날짜에 대한 정보를 일정 또는 파일 캐비닛에 저장하십시오.
- 잠재적으로 흥미로운 아이디어는 모두 Once / Possibly 목록에 포함되어야합니다.
- 체계적인 작업장과 시스템에 대한 주간 검토는 생산적인 작업에 없어서는 안될 필수 요소입니다.
GTD의 기본 원칙을 구현하는 방법?
자연스런 계획은 프로젝트의 목표와 다음 단계를 명확히하고보다 쉽게 작업 할 수 있도록합니다.